Håndtering af aktindsigter
Har din afdeling modtaget en anmodning om aktindsigt? Få overblik over, hvordan I sikrer jer, at I overholder Haderslev Kommunes interne retningslinjer og den gældende lovgivning om aktindsigter.
Hvad gør du, hvis du modtager en aktindsigt?
Modtager du en anmodning om aktindsigt fra fx en borger, en politiker eller et nyhedsmedie skal du straks sende den til sekretariatet i den forvaltning, som aktindsigten vedrører. Det gør du ved at videresende aktindsigten til en af følgende funktionspostkasser:
- Teknik og Klima: teknikklima@haderslev.dk
- Social og Sundhed: ss.sekretariat@haderslev.dk
- Stabene: aktindsigt@haderslev.dk
- Børn og Kultur: boernkultur@haderslev.dk
- Arbejdsmarked og Borgerservice: ab.aktindsigt@haderslev.dk
Når et sekretariat modtager en aktindsigtsanmodning, skal anmodningen hurtigst muligt fordeles til en hovedansvarlig, som har ansvaret for at sikre, at aktindsigten besvares, og at håndteringen af sagen i øvrigt overholder Haderslev Kommunes interne retningslinjer og gældende lovgivning.
Hvis du er i tvivl om, hvilken forvaltning du skal videresende aktindsigtsanmodningen til, eller hvis anmodningen går på tværs af flere afdelinger, skal du altid sende den til aktindsigt@haderslev.dk.
Hvor hurtigt skal aktindsigter besvares?
Du skal som hovedregel besvare en anmodning om aktindsigt inden 7 hverdage. Hvis ikke du kan overholde fristen, skal du give anmoderen besked om dette, inden fristen udløber.
Anmoderen skal oplyses om:
- Hvorfor overskrides fristen?
- Hvornår kan anmoderen forvente at få besvaret sin aktindsigtsanmodning? Dette skal angives så præcist som muligt - fx 'inden 7 dage fra modtagelsen af dette brev'
Øvrige frister
- 1-2 hverdage: De dokumenter, der ikke giver anledning til tvivl, sendes ”straks”
- Rimelig tid: Hvis der skal foretages høringer, fastsættes en kort høringsfrist, og derefter er sagsbehandlingsfristen ”hurtigst muligt” og under 7 dage (anmoderen skal orienteres herom jf. ovenfor, da den lovbestemte 7-dages frist overskrides)
- 14 dage: I særlige tilfælde; fx hvis sagen indeholder et stort antal dokumenter eller mere komplicerede juridiske spørgsmål (anmoderen skal orienteres herom jf. ovenfor, da den lovbestemte 7-dages frist overskrides)
- 40 dage: I helt særlige tilfælde; fx hvis sagen indeholder et meget stort antal dokumenter eller ganske komplicerede juridiske spørgsmål (anmoderen skal orienteres herom jf. ovenfor, da den lovbestemte 7-dages frist overskrides)
Sådan håndterer du en anmodning om aktindsigt
- Opret en aktindsigtssag i Acadre.
- Journalisér anmodningen på sagen.
Læs mere i vejledningen: Sådan opretter du en aktindsigtssag i Acadre (PDF).
Anmodninger om aktindsigt behøver ikke være skriftlige – de kan også komme mundtligt. Det kan være indsigt i:
- en bestemt sag
- nogle bestemte dokumenter
- flere sager om et bestemt emne
Det er vigtigt, at du forstår præcis, hvad personen gerne vil se. Derfor kan det være en god idé at kontakte anmoder:
- Ring eller skriv til personen og spørg ind, hvis du er i tvivl.
- Skriv ned, hvad I har aftalt – også selvom det er sagt mundtligt.
- Notér det i aktindsigtssagen og nævn det i svaret til personen.
Det hjælper både dig og personen, og det kan spare tid og ressourcer.
Det afhænger af, hvem der beder om aktindsigt, og hvilken type sag det handler om:
Situation |
Brug denne lov |
|
En person beder om aktindsigt, men er ikke part i sagen |
Offentlighedsloven |
|
En person beder om aktindsigt i en sag, som ikke er en afgørelsessag |
Offentlighedsloven |
|
En person er part i sagen, og sagen handler om en afgørelse |
Forvaltningsloven |
|
Der ønskes aktindsigt i miljøoplysninger eller oplysninger om sundhed og sikkerhed |
Miljøoplysningsloven (sammen med offentlighedsloven eller forvaltningsloven) |
|
En person beder om indsigt i sine egne personoplysninger |
Persondataforordningen (GDPR) |
| En patient beder om indsigt i sine helbredsoplysninger |
Sundhedsloven |
| En politiker beder om indsigt i en sag |
Den kommunale styrelseslov |
|
En person beder om egenacces (egne personoplysninger) |
Offentlighedsloven |
Alt, der er brugt i sagsbehandlingen frem til den dag, du modtager anmodningen, skal som udgangspunkt med. Det gælder både:
- Breve, mails og dokumenter
- Fotos, noter, kort, tegninger, lyd- og videofiler
Det gælder uanset, hvilket system dokumenterne ligger i og om de er journaliseret eller ej.
Du skal vurdere, om hele sagen eller enkelte dokumenter skal undtages.
Når alle dokumenter er tilføjet i aktindsigtssagen, skal aktindsigtsrapporten dannes.
Rapporten er en oversigt over de dokumenter, der indgår i aktindsigtssagen.
Vær opmærksom på, at oplysninger i rapporten, som er undtaget fra retten til aktindsigt skal slettes.
Læs mere i vejledningen: Sådan fremstiller du en aktindsigtsrapport i Acadre.
Saml alle dokumenter til én eller flere PDF’er ved hjælp af PDF Samler i Acadre CM.
Skal aktindsigten sendes via Digital Post, skal PDF Samlerens maksimale filstørrelse sættes til 50 MB.
Læs mere i vejledningen: Sådan anvender du en PDF-samler i Acadre CM (PDF).
Hvis noget skal undtages, må det ikke komme med i aktindsigtssagen. Brug reglerne om:
- Ekstrahering: Du må gerne udlevere dele af dokumenter, hvis det giver mening
- Meroffentlighed: Du må gerne give mere indsigt, end du er forpligtet til, hvis det ikke skader nogen
Læs mere om reglerne her:
Hvis du skal ekstrahere, skal du gøre følgende:
- Download den eller de samlede PDF’er.
- Læg den/dem ind i PDF-værktøjet InsightTools.
- Ekstrahér ved hjælp af InsightTools.
Værktøjet findes i Citrix-programmer i mappen Links, hvor det kaldes Insight Proxy.
En bevarelse af en aktindsigtsanmodning er en afgørelse. Hvis personen ikke får alt det, de har bedt om, skal du træffe en afgørelse, som skal indeholde:
- en forklaring på, hvorfor du ikke kan give fuld aktindsigt
- hvilken lov du har brugt
- en vurdering af, om du kunne give mere indsigt (meroffentlighed)
- en klagevejledning – altså hvordan personen kan klage over afgørelsen
Lav dit afgørelsesbrev i Acadre ved hjælp af brevskabelonen (og fraser fra DynamicTemplate i Word).
Send den samlede (og overstregede) PDF, aktlisten og afgørelsesbrevet via Send Sikkert-funktionen i Outlook.
Hvis du har delt dokumenterne op i flere samlede PDF’er, skal du sende flere mails til modtager.
Journalisér den afsendte mail i Acadre.
Du finder mailen i mappen ’Sendt post’ i Outlook med afsenderen ’autosign Haderslev’.
Husk, at slette mailen efter journalisering fra Outlook indenfor 30 dage.
Kontakt Jura og Forhandling
Mail
personaleafdelingen@haderslev.dk
Adresse
Christian X's Vej 39
6100 Haderslev
Indgang A - 4. sal