Sprogkassen

Vi ønsker, at ord og sætninger er så enkle, at læseren ikke skal bruge kræfter på selve sproget, men kan koncentrere sig om indholdet. Her er fem genveje til enkelt sprog.

Undgå omsvøb

Mange tekster rummer unødvendige ord. Når du har skrevet dét, du har på hjerte, så læs teksten igen. Er der ord, der ikke tilføjer ekstra værdi? I så fald kan du roligt slette dem. Så står budskabet klarere, og teksten er mindre snørklet.

Undgå sammensatte ord

Hvis et ord består af tre eller flere led, bør du dele ordet op. Ofte kan du skrive ordet baglæns. Et ord som medarbejderrekrutteringsproblemer’ bliver på den måde til ’problemer med at rekruttere medarbejdere’. 

Undgå lange, snørklede sætninger

Vær gavmild med punktummerne. Dine sætninger bør ikke have flere end tre led. I eksemplet herunder har den venstre tekst fire led, mens den højre har to sætninger med henholdsvist to og ét led.

Undgå forvægt

En sætning er mest læservenlig, når du skriver udsagnsleddet tidligt i teksten. Det hedder forvægt, når udsagnsleddet står sent i sætningen. Sætninger med forvægt er svære at læse. Byg derfor sætningen op med det vigtigste budskab – udsagnsleddet – først. Måske kan du også bruge et ekstra punktum.

Undgå ’den lille forvægt’ - kancellisløjfer

En formulering som ’de for sagen relevante dokumenter’ kalder man den lille forvægt eller en kancellisløjfe. De ord, der beskriver navneordet ’dokumenter’, står inden navneordet. Derfor er der forvægt. Den slags formuleringer hører hjemme i gammeldags og juridiske tekster. 

Løsningen er i stedet at skrive navneordet først og derpå beskrivelsen i en ny ledsætning, der begynder med enten ’der’ eller ’som’: ’Dokumenter, der/som er relevante for sagen’. 

Vi ønsker at skrive direkte til vores læser i en personlig stil, uanset om læseren er en borger, en virksomhed eller en kollega. Her er tre genveje til aktivt og personligt sprog.

Skriv aktivt, så det er tydeligt, hvem der gør hvad

I aktivt sprog står det klart, hvem der gør hvad. I den passive sætning ’regningen betales’, er det uklart, hvem der betaler den – og måske vil ingen føle sig forpligtet. Her er det bedre at skrive en aktiv sætning: ’Jeg betaler regningen’ eller ’du betaler regningen.’

Hvornår kan du så bruge passiv? I få situationer er passivformen i orden – fx på skiltet i parken: ‘Græsset må ikke betrædes,’ for her er det en pointe, at budskabet gælder alle, ikke en bestemt person.

Undgå Inge og Else, og brug aktive verber

Ord, som slutter på -ing eller -else, gør teksten både tung, passiv og distanceret. Derfor skal du undgå disse ord, når du kan. I sætningen ’der foretages en undersøgelse af sagen’ kan du begynde med at fjerne -else i ’undersøgelse’, og så har du udsagnsordet ’undersøge’. Nu laver du en aktiv sætning med det: ’Du skal undersøge sagen’ eller ’vi vil undersøge sagen’.

Læg mærke til, at sætningerne ikke bare bliver klarere, når du undgår -ing og -else. De bliver også kortere. Du vil nok opdage, at det ikke er alle ord med -ing og -else, du kan lave om. Det hedder fx en ansøgning, en partshøring og en afgørelse. Men du kan lave ordene om i de tilfælde, hvor de gør sproget passivt:

I eksempler herover er der i den venstre kolonne både ordet ’behandling’ og ’ansøgning’. Vi vælger det aktive udsagnsord ’behandler’, men vi beholder ordet ’ansøgning’.

Undgå gammeldags skrankesprog, der lægger afstand

For at opnå et nutidigt og personligt sprog skal du undgå ord og vendinger, der hører til et gammeldags skriftsprog. Den letteste måde at opdage sådanne formuleringer på er ved at sige dem højt: Ville du sige sådan i en professionel samtale? Hvis ikke, så skriv dét, du ville have sagt.

Læg mærke til frekvensen af personlige stedord – du, dig, jeg, mig – i de to eksempler ovenfor. I det gammeldags skrankesprog er der faktisk ingen. Ordet ’undertegnede’ erstatter ’mig’, og modtageren forsvinder helt i passive formuleringer: ’…kan der rettes telefonisk henvendelse’. I det mere nutidige eksempel er der tre personlige stedord. På den måde skriver vi altså samtidig mere direkte til modtageren.

Gå et par trin ned ad abstraktionsstigen

Jo mere konkret du skriver, desto lettere er teksten at forstå. Du kan se bevægelsen fra abstrakt til konkret som en stige:

• Arkæologisk hjælpemiddel – det er meget abstrakt. Det kan være alt fra en gravko til en blyant
• Udgravningsredskab – det udelukker blyant, men kan stadig være både en gravko og en teske
• Håndholdt udgravningsredskab – men hvad er det? Spade eller teske?
• Mellemstort håndudgravningsredskab – nu nærmer vi os
• Spade – moralen er: Kald en spade for en spade

Pas på telegramstilen

Når sproget mangler ord som din, det, den, en, et osv., kalder vi det telegramstil. Når sproget mangler de personlige stedord og de konkretiserende ord, bliver sproget ofte både abstrakt og upersonligt. Se forskellen nedenfor:

Den gode tekst passer først og fremmest til modtageren. Her ser du tre genveje til at sikre, at indhold og ordvalg matcher modtagerens behov.

Sæt dig i modtagerens sted

Inden du skriver teksten, kan du leve dig ind i modtagerens situation:

• Hvem er modtageren?
• Hvad er vigtigt for modtageren?
• Hvilke informationer vil modtageren have mest brug for/interesse i?
• Hvad ved modtageren om emnet i forvejen?
• Hvilke ord og begreber tror du, modtageren kender?

Når du har indkredset modtagerens behov og forudsætninger, er det lettere at skrive det vigtigste først og vide, hvilke ord du skal forklare.

Forklar de fagudtryk, du ikke kan undgå

Hvis modtageren er en fagfælle, kan du bruge dine fagudtryk, for her vil ordene være præcis og effektiv kommunikation. Men er modtageren ikke fagfælle, skal du tage træffe en beslutning: Kan du helt undgå fagudtrykket – eller skal du bruge det, men også forklare det?

Her er nogle eksempler på oversættelser af fagord til almindeligt kendte ord:

Hvis du gerne vil bruge et fagord, kan du vælge at give en forklaring først og derefter bruge fagordet. Fx sådan: ’Nogle børn har godt af at vente et år med at begynde i skole. Det kalder vi at skoleudsætte’.

Undgå unødvendige fremmedord

På samme måde som med fagudtryk bør du begrænse brugen af fremmedord. Overvej altid, om der findes et enklere og mere velkendt ord, du kan bruge i stedet.

Begynd altid skriveprocessen med at sætte dig i modtagerens sted, inden du går i gang med at skrive.

Det er let at misforstå hinanden pr. e-mail. Det skyldes både, at vi ofte har fart på, når vi skriver, og at vi ikke kan høre smilet i stemmen og glimtet i øjet, når vi læser. Her er genveje til effektive e-mails uden misforståelser. Begynd altid skriveprocessen med at sætte dig i modtagerens sted, inden du går i gang med at skrive.

Læs e-mailen igennem, inden du sender den. Tjek, at du har skrevet den i den rette balance mellem at være tilpas kort og samtidig tilpas information – og den rette balance mellem at være tilpas kort og tilpas høflig.

En tekst til nettet skal komme til sagen med det samme, ellers hopper læseren hurtigt videre. Den skal også være skrevet, så den passer til at blive læst på skærmen. Her er gode råd til netteksten.

Skriv det vigtigste først

Sørg for, at tekstens vigtigste budskab står øverst i teksten – det, som er ’need to know’. Herefter kan du uddybe budskabet, og til sidst kan du skrive det, der er ’nice to know.’ 

Når du skriver på den måde, kan en læser stoppe med at læse når som helst og alligevel få hovedbudskabet med.

Når du vælger det vigtigste budskab, skal du sætte dig i modtagerens sted: Hvem er teksten særligt rettet imod? Og hvad er særligt interessant for netop dem? På den måde kan du indkredse, hvad budskabet skal være. 

Du kan med fordel bygge din tekst op, så hvert afsnit i en længere tekst følger nyhedstrekanten. På den måde vil hvert afsnit blive indledt med det vigtigste budskab, og det skaber en dynamisk og læservenlig tekst.

Indkreds budskabet ud fra hv-spørgsmålene

De fleste mennesker går på nettet for at få svar på et spørgsmål. Du gør teksten læservenlig ved at forsøge at forstå, hvad der vil interessere din læser. Forestil dig en læser og overvej, hvilke spørgsmål denne person mon er mest optaget af. Fx:

• Hvad er det?
• Hvem kan det gavne - og hvem kan hjælpe?
• Hvorfor sker det?
• Hvordan gør man?
• Hvornår?
• Hvor?

Du behøver ikke følge rækkefølgen i din brainstorm - begynd der, hvor der er mest kød på.

Her kan du i kort form læse om nogle af de vigtigste regler om det korrekte sprog. Hvis du vil have mere at vide, kan du i Retskrivningsordbogen finde meget gerne god information: Retskrivningsordbogen - Dansk Sprognævn.

I Haderslev Kommune bruger vi traditionelt komma, som du måske også kender som grammatisk komma. Her er de grundlæggende regler:

Sæt altid komma mellem to helsætninger

En helsætning er en sætning, der rummer udsagnsled (o) og grundled (x) og kan stå alene.

Ord som 'tryk' og 'vælg' står i bydeform. Bydeform udgør både udsagnsled og grundled, fordi det betyder 'du skal trykke'/'du skal vælge'. Derfor skal der i eksemplet ovenfor være komma mellem de to helsætninger.

Sæt komme før og efter en ledsætning

En ledsætning er en sætning, som ikke kan stå alene, men som indgår i en anden sætning. 
Ledsætningerne er markeret med fed:

• Når du har læst rapporten, kan du ringe til mig.
• Du kan ringe til mig, når du har læst rapporten.

Sæt komma foran hv-ord, der indleder en ledsætning

• Jeg ved godt, hvilken løsning som er rigtig.
• Har du hørt, hvem der bliver den nye chef?
• Vi skal beslutte, hvor mange vi vil invitere.

Vores tekster udstråler professionalisme, når vi anvender sproget korrekt og konsekvent. Derfor finder du her 
en række gode råd om, hvordan vi her i kommunen bruger forkortelser, punktopstillinger, tal og kursiv/fed.

Forkortelser

Forkortelser bremser læsningen. Undgå derfor at bruge forkortelser, hvis du kan. Nogle gange, er det alligevel mest naturligt med en forkortelse. I Haderslev Kommune har vi valgt at bruge disse.

Her ser du Haderslev Kommunes regler for punktopstillinger:

• Indled punktopstillingen med et kolon i den sætning, der indleder punkterne.
• Brug kun tal, hvis punkterne viser en særlig rækkefølge eller prioritering. I andre tilfælde 
  bruger vi punkttegn.
• Indsæt en blank linje, så der er mellemrum mellem den indledende sætning og punkterne.
• Indled hvert punkt med stort bogstav.
• Sørg for, at punkterne sprogligt passer sammen med den sætning, der indleder punkterne.
• Formuler alle punkterne ens. I den punktopstilling, du læser nu, begynder alle punkterne 
  fx med bydeform: formuler, brug, indled osv.
• Sæt ikke komma og skriv ikke og/eller efter punkterne. Men brug punktum efter alle 
  punkterne, hvis et eller flere af punkterne er en helsætning, og hvis et eller flere af 
  punkterne i forvejen rummer punktum. 
• Sæt altid punktum efter sidste punkt på listen.

Sådan bruger vi kursiv og fed

Der er forskel på at bruge kursiv og fed skrift i trykte tekster og i tekster, der læses på skærmen. Derfor gælder der forskellige regler.

Trykte tekster

I trykte tekster bruger vi kursiv til at fremhæve usædvanlige ord, fx udenlandske ord. 
Det gælder dog ikke velkendte udenlandske ord som ’download’ eller ’e-mail’.

Vi fremhæver citater med kursiv.

Vi bruger ikke kursiv til titler på rapporter, bøger osv.

Vi bruger fed skrift i overskrifter og mellemoverskrifter.

Digitale tekster (fx hjemmeside og e-mails)

Her bruger vi slet ikke kursiv, da det er svært at læse på skærmen. 

I stedet skaber vi læsevenlighed ved at skrive korte afsnit, punktopstillinger, mellemoverskrifter og ved at skrive vigtige nøgleord først i sætningen.

Vi markerer citater med gåseøjne, og udenlandske ord giver vi ingen særlig markering.

Vi bruger fed skrift i overskrifter og mellemoverskrifter.