Registrering af sygefravær
Her finder du som leder information om, hvordan I sikrer at registrere sygefravær korrekt.
Registrering af sygefravær
Som leder skal du sikre, at medarbejderens sygefravær bliver registreret korrekt og hurtigst muligt.
Korrekt registrering er vigtig, fordi den:
- gør det muligt for Lønteamet at søge refusion inden for de gældende frister
- giver arbejdspladsen et retvisende grundlag for at følge og forebygge sygefravær
- sikrer korrekte sygefraværsdata
Arbejdspladsen skal have en fast procedure for, hvem og hvordan sygefravær registreres. Selvom en medarbejder eller planlægger foretager selve registreringen, har du som leder ansvar for at sikre, at fraværet bliver registreret korrekt.
Er du i tvivl om, hvordan I registrer korrekt, skal du kontakte Lønteamet på lonteam@haderslev.dk
Sådan registrerer du sygefravær i systemerne
Via personaleweb kan du som leder registrere dine medarbejderes sygdom.
Du kan indberette fravær på følgende måde:
- Med første og sidste fraværsdag
- Med første fraværsdag og antal fraværsdage
- Med første fraværsdag, antal fraværsdage og fraværsprocent
- Kun med første fraværsdag - gælder arbejdsskade, sygdom og paragraf 56 sygdom.
Hvis du indberetter uden sidste fraværsdag, bliver indberetningen stående på billedet "Oversigt" indtil den sidste fraværsdag er blevet indberettet.
Du bør aldrig indberette noget i feltet "antal fraværstimer" med mindre det er aftalt med Lønteamet.
Indberet fravær
Årsag
I feltet årsag skal du angive relevante fraværsårsag (lønart). Du kan vælge årsag i rullemenuen og klikke på årsagen.
Du kan også foretage dig smarte søgninger i rullemenuen ved at indtaste hele eller dele af lønarten eller lønartsteksten. Du vil få søgeresultater præsenteret efterhånden som du søger i teksten.
Første fraværsdag
Her skriver du datoen fra første fraværsdag. Første fraværsdag skal altid udfyldes.
Hvis du bruger en af fraværsårsagerne arbejdsskade sygdom eller paragraf 56 sygdom, kan du nøjes med at udfylde første fraværsdag. Denne vil så blive stående på billedet "Oversigt", indtil sidste fraværsdag bliver registreret.
Har du indberettet fravær frem i tiden (fx ferie) vil du få en fejlmeddelelse: "Der er allerede registret fravær for en del af denne periode". Du kan enten slette det fravær, der ligger frem i tiden, eller sætte en sidste fraværsdato på det åbne fravær du indberetter.
Antal fraværsdage
Her kan du skrive, hvor mange dage medarbejderen er fraværende. Herefter udregnes sidste fraværsdag automatisk. Du kan vælge at bruge feltet "sidste fraværsdag" i stedet for "antal fraværsdage".
Sidste fraværsdag
Her skriver du sidste dato for fraværet. Du kan også bruge kalenderfunktionen. Du kan bruge "antal fraværsdage" i stedet for "sidste fraværsdag".
Antal fraværstimer
Her skriver du antal timer medarbejderen har været fraværende. Dette felt må kun udfyldes efter aftale med jeres lønkonsulent.
Fravær i procent
Dette flet bruges i forbindelse med fraværsårsagen "delvis syg" (lønart 526) og paragraf 56 (lønart 525). Feltet kan bruges, hvis der er tale om nedsat tjeneste. Du skal altid sætte en sidste fraværsdato på. "Fravær i procent" kan ikke indberettes sammen med "Fraværstimer".
Gem
Husk at afslutte ved at klikke på "Gem". Den vil herefter være synlig på indberetningsoversigten og i listen neders på skærmbilledet.
Hvis din medarbejder selv skal indberette sygefravær, sker det via MinLøn-app´en eller Medarbejdernet via kalender-funktionen i app´en.
Se vejledningen for, hvordan dine medarbejdere selv registrerer fraværet her
Delvist fravær
Hvis medarbejderen genoptager arbejdet delvis, så skal der indberettes præsteret tid og delvis syg på hver eneste arbejdsdag. For vejledning hertil, kontakt Lønteamet på lonteam@haderslev.dk
Hvis din arbejdsplads bruger Optima til vagtplanlægning, er det enten dig eller arbejdspladsens planlægger, der indberetter sygefraværet. Det er vigtigt, at I indberetter som åbent fravær, hvis I ikke kender slutdatoen på sygefraværet.
Når I kender slutdato for fraværet, så skal I rette sygefraværet fra åbentstående til den dato, hvor medarbejderen har sidste sygefraværsdag.
Se vejledningen til, hvordan I registrer korrekt her
Delvist fravær
Hvis medarbejderen genoptager arbejdet delvis, så skal der indberettes præsteret tid og delvis syg på hver eneste arbejdsdag. For vejledning hertil, kontakt Lønteamet på lonteam@haderslev.dk
Hvis en medarbejder sygemelder sig, er det vigtigt, at de registreres korrekt, så I får refusion for den tid medarbejderen er fraværende.
Der vil generelt ikke blive udbetalt refusion for medarbejderens første 30 sygedage (arbejdsgiverperioden), men der er undtagelser. Det er vigtigt at få registreret sygefraværet samme dag, som medarbejderen melder sig syg, så I ikke overskrider fristen for ansøgning om refusion. Det er på baggrund af det registrerede fravær, lønkonsulenterne søger om refusion til jer.
Arbejdsgiverperioden (de første 30 dage af sygefraværet) er ikke gældende for medarbejdere:
- der har været ansat i Haderslev Kommune i mindre end 8 uger (uanset afdeling)
- der er timelønnede og har arbejdet mindre end 74 timer inden for de seneste 8 uger
- der har en godkendt § 56 aftale
- der har en fleksjobaftale
- der har graviditetsbetinget fravær
- der er på barsel – dog gives der først refusion fra 4 uger før forventet fødsel.
- der har udskudt orlov med løn
Der gives normalt ikke dispensation for forsinket anmeldelse af fravær, så er der anmeldt for sent bortfalder retten til refusion.
Vær også opmærksom på at sikre, at medarbejderen kender til deres forpligtelse til at medvirke i sygedagpengesagen. Det betyder, at de har pligt til at udfylde et oplysningsskema, samtaler på jobcenteret mv. Hvis de ikke gør dette, stopper refusionen. Sørg derfor for at gøre det klart for din medarbejder, at hvis de har spørgsmål til sygedagpengesagen, så kan de altid kontakte dig som deres nærmeste leder.
Delvis sygemeldt
Ved delvis sygemelding er det vigtigt at være opmærksom på, at medarbejderen skal være fraværende minimum 4 timer pr. uge, for at fraværet er refusionsberettiget. Såfremt der i en sygdomsperiode er en uge, hvor der er mindre end 4 timers fravær, stopper sygdomsperioden og en ny 30 dages arbejdsgiverperiode begynder ved medarbejderens næste sygedag.
Ressourceforløb
En medarbejder der har opbrugt sin 22 ugers sygedagpengeret, overgår til ressourceforløbsydelse, medmindre Jobcentret vurderer at sygedagpengeperioden kan forlænges.
Har du spørgsmål til lønrefusion, kan du kontakte Lønteamet på lonteam@haderslev.dk.
Vælg den korrekte lønkode til registrering
Du skal være opmærksom på, om fraværet skal registreres som almindelig sygdom eller efter særlige regler. Er der tale om delvis sygefravær, skal det registreres særskilt på dagen eller i overensstemmelse med den evt. aftale, der er indgået om genoptagelse af arbejdet.
- Lønart 790: Sygdom – en hel dag syg
- Lønart 526: Nedsat tjeneste- delvis syg - hvis medarbejder både har arbejdet og været syg på samme dag
- Lønart 525: § 56 – hel sygedag (skal have en § 56-aftale)
- Lønart 522: § 56 – delvis sygdom (skal have en § 56 aftale)
- Lønart 590: Sygdom arbejdsskade – hel dag
- Lønart 524: Sygdom arbejdsskade – delvist sygefravær
- Lønart 780: Graviditetskomplikationer – hel dag
- Lønart 527: Delvis graviditetskomplikationer - delvist arbejdet
Medarbejderen skal ikke oplyse sin diagnose. Du skal alene afklare de oplysninger, der er nødvendige for, at fraværet kan registreres korrekt, f.eks. § 56, graviditetskomplikationer og arbejdsskade.
Er du i tvivl om, hvilken registreringskode du skal bruge, skal du kontakte lonteam@haderslev.dk.
Din rolle som leder
Husk at du som leder har ansvaret for:
- Registrer sygefraværet hurtigst muligt
- Brug den korrekte registreringskode
- Følg op på, at medarbejderens egen registrering er gennemført korrekt, hvis medarbejderen selv registrerer
- Registrer arbejdstid og delvist sygefravær på hver relevant arbejdsdag ved delvis tilbagevenden
- Afslut fraværet med medarbejderens sidste sygefraværsdag, når medarbejderen er raskmeldt
Har du brug for hjælp?
Kontakt lonteam@haderslev.dk, hvis du er i tvivl om:
- hvordan sygefravær registreres på din arbejdsplads
- hvilken registreringskode du skal anvende
- registrering af delvist sygefravær
- rettelse eller afslutning af et allerede registreret fravær
- registrering i Personaleweb, MinLøn, Medarbejdernet eller Optima.
Registrering af sygdom i forbindelse med en arbejdsskade
Hvis en medarbejder er sygemeldt på grund af en arbejdsskade, skal du være opmærksom på, hvordan du registrerer det. Herunder kan du se, hvordan du gør det korrekt:
- Sygdom i forbindelse med en arbejdsskade skal registreres med lønartskoden 590.
- Delvis sygdom i forbindelse med en arbejdsskade, registreres med lønartskoden 524.
- Sygdom på grund af arbejdsskade registreres fra og med første hele fraværsdag.
- Arbejdsskaden skal samtidig anmeldes i overensstemmelser med reglerne herfor. Klik her og læs mere om forsikring her.
Kontakt Løn
Telefon
20 56 61 58
Adresse
Christian X's Vej 39
6100 Haderslev
Indgang A - 4. sal
Kontakt Forsikring
Telefon
Camilla: 29 66 82 77
Kristian: 20 54 16 45
Adresse
Christian X's Vej 39
6100 Haderslev
Indgang A - 4. sal