Retningslinje for brug af Eurocard
Retningslinjen for brug af Eurocard i Haderslev Kommune beskriver, hvornår kortet må bruges, hvordan køb skal dokumenteres og hvilket ansvar ledere har – fx ved fratrædelse.
Formål
Retningslinjen skal sikre, at Eurocard bliver brugt korrekt og ansvarligt i Haderslev Kommune. Formålet er at sikre god økonomisk styring, korrekt dokumentation og overholdelse af gældende regler.
Retningslinjen beskriver, hvordan du skal bruge Eurocard, så du undgår fejl og sikrer, at alt er dokumenteret rigtigt.
Behovet for oprettelse af et Eurocard kan fx opstå ved følgende situationer:
- Hvis du vil undgå at have kontanter liggende i forbindelse med udlæg eller forskudskasser
- Færre akutte indkøb
- Køb på internettet, hvor varen udelukkende kan skaffes på internettet, og hvor der ikke er en indkøbsaftale eller mulighed for at anvende EAN-nummer
- Ved behov for at handle i udlandet, skal du først lave en aftale med Økonomi og Løn. Det skyldes reglerne i momslovgivningen, som kræver særlig opmærksomhed ved køb uden for Danmark.
Sådan gør du
Økonomi og Løn administrerer kommunens betalingskort. Så hvis du har brug for et Eurocard, skal du kontakte Økonomi og Løn. De sender dig en ansøgningsformular, som du skal udfylde med de nødvendige oplysninger. Du skal også downloade Eurocard-appen "Airplus", da den bruges til at dokumentere dine køb.
Ansøgningen skal godkendes af fagchefen for dit område. Fagchefen vurderer, hvem der må få et kort og til hvilke formål. Økonomi og Løn står for den overordnede administration af kommunens betalingskort.
- Kortet må kun bruges af den medarbejder, det er udstedt til
- Kortet skal være tilknyttet en konto med begrænset indestående
- Du må ikke hæve kontanter i Danmark
- Hvis du hæver kontanter i udlandet, skal der være dokumentation for det
- Kortet må kun bruges i tjenstligt øjemed – altså til arbejdsrelaterede udgifter
- Kort og pinkode er personlige og må ikke deles med andre.
Derudover gælder de almindelige regler for sikkerhed og ansvarlig brug af betalingskort.
Når du bruger Eurocard, skal du dokumentere dine køb med følgende oplysninger:
- Hvem deltog - skriv både for- og efternavn på alle deltagere, der er ansatte i Haderslev Kommune. Eksterne deltagere skal ikke nævnes med navn – her kan du blot skrive fx “forældre”.
- Formål med købet - beskriv kort, hvorfor købet blev foretaget. Ved studieture eller kurser skal du vedhæfte programmet.
- Dato - angiv datoen for købet
- Beløb - skriv det samlede beløb.
- Din underskrift
Hvis du får en papirkvittering, så underskriv den, skriv hvem der deltog og formålet, og tag et billede af kvitteringen. Billedet af kvitteringen skal du uploade i AirPlus appen.
Hvis du ikke får en papirkvittering, bliver kvitteringen sendt direkte til AirPlus appen. I appen skriver du deltagere og formål i kommentarfeltet, før du vedhæfter kvitteringen på betalingen i Eurocard-appen.
Når du bruger AirPlus appen, skal du dokumentere dine køb med funktionen "Smarte Kvitteringer" i Eurocard-appen.
Hjælp til appen
- Du kan finde korte instruktionsvideoer på YouTube, som viser, hvordan du bruger appen og funktionen "Smarte Kvitteringer".
Vigtige regler
- Der kan kun vedhæftes én fil pr. betaling
- Vedhæftning skal ske hurtigst muligt og senest inden skæringsdatoen (typisk den 1. hver måned)
- Den konteringsansvarlige kontrollerer dokumentationen
- Mangler noget, sendes en mail til kortholder, som skal svare - svaret vedhæftes i Prisme.
Som kortholder har du et ansvar, når du bruger Haderslev Kommunes betalingskort. Her er, hvad du skal være opmærksom på:
- Du er selv ansvarlig, hvis kortet bliver brugt forkert – fx ved misbrug eller hvis du har været uforsigtig
- Hvis kortet bliver væk eller stjålet, skal du følge de retningslinjer, som kortudstederen har beskrevet. Det er vigtigt, at du handler hurtigt
- Du skal gemme dokumentation for alle køb – fx faktura eller kvittering. Hvis du ikke kan dokumentere, hvad kortet er brugt til, kan du blive bedt om at betale beløbet tilbage til Haderslev Kommune.
- Ved fratrædelse skal leder sikre, at kort slettes og fysisk klippes.
- Intern Kontrol gennemgår årligt oversigten over kortholdere.
Lederens ansvar
Ved fratrædelse af personale er det nærmeste leders ansvar at sikre, at betalingskortet bliver slettet. Lederen skal sende en mail til Økonomi og Løn og klippe betalingskortet i stykker.
Intern Kontrol
Intern Kontrol tjekker al dokumentation for Eurocard-betalinger grundigt for at sikre, at alt er i orden og lever op til kravene. Oversigten over kortholdere gennemgås en gang årligt af Intern Kontrol.
Kontakt Økonomi og Løn
Adresse
Christian X's Vej 39
6100 Haderslev
Indgang A - 4. sal