Retningslinje for fakturering

• Fakturering og opkrævning af ydelser skal ske elektronisk gennem kommunens økonomisystem, fagsystemer eller via indberetning til RPA-robotten
• Dette gælder uanset, om der er tale om en ekstern kunde, borger, kommune eller 
  lignende.

Fakturaen skal indeholde følgende oplysninger:

• Fakturanummer eller anden fortløbende nummerering
• Modtagers navn suppleret med CPR-nummer eller CVR-nummer (hvor relevant)
• Modtagers navn og adresse
• EAN-nummer (anvendes til offentlige myndigheder og private virksomheder, som anvender EAN-nummer)
• Mængden og arten af de leverede varer/ydelser
• Moms- og afgiftsforhold (vejledning kan indhentes hos din økonomiske konsulent)
• Leveringsdato eller periode
• Eventuelt ordre-, rekvisitionsnummer og personreference
• Konto nr. i økonomisystemet
• Betalingsart i kommunens økonomisystem
• Betalingsbetingelser.

• Hvis opkrævningen vedrører en anden person end skyldner (fx et barn, hvor 
  erstatning opkræves ved forældrene), må det fulde navn og fulde CPR-nummer ikke 
  fremgå af opkrævningen. I sådanne tilfælde kan man skrive fx "Benjamin 020286-****"
• Det er vigtigt ikke at indsende personoplysninger som CPR-nummer og/eller navne- og adresseoplysninger på andre end skyldner selv
• Sørg for, at debitor- og fagsystemer lever op til GDPR-kravene for, hvilke informationer beskrivelsesfeltet må indeholde.

Når en skole eller institution opkræver betaling i forbindelse med en forsikringsskade (fx ødelagt inventar eller bygningsdele), gælder følgende:

• Fakturaen skal udstedes til det relevante forsikringsselskab (typisk via forældrene).
• Fakturaen skal udstedes med beløb inkl. moms.
• Fakturaen skal konteres på art 79/40.

Ved udstedelse af faktura skal GDPR-reglerne fortsat overholdes, jf. ovenstående afsnit. Der må ikke fremgå unødvendige personoplysninger om andre end den betalingspligtige.

På nedenstående link findes en række vejledninger til økonomisystemet Prisme365. Her findes en beskrivelse af, hvordan man udarbejder en faktura (fritekst fakturaer) og kreditnotaer i kommunens økonomisystem.

Økonomisystemet sender fakturaen til borgerens/virksomhedens digitale postkasse

Haderslev Kommunes betalingsfrister overfor kunder og leverandører følger Bekendtgørelse af lov om renter og andre forhold ved forsinket betaling:

• Hovedreglen er 30 dage fra fakturadato
• I praksis anvendes en betalingsfrist på 31 dage for at sikre, at opkrævningen kan håndteres af betalingsservice.