Retningslinje for brug af Eurocard

Hvis du har brug for et Eurocard, skal du kontakte Økonomi og Løn. De sender dig en ansøgningsformular, som du skal udfylde med de nødvendige oplysninger. Du skal også downloade Eurocard-appen, da den bruges til at dokumentere dine køb.

Ansøgningen skal godkendes af fagchefen for dit område. Fagchefen vurderer, hvem der må få et kort og til hvilke formål. Økonomi og Løn står for den overordnede administration af kommunens betalingskort.

• Kortet må kun bruges af den medarbejder, det er udstedt til
• Kortet skal være tilknyttet en konto med begrænset indestående
• Du må ikke hæve kontanter i Danmark
• Hvis du hæver kontanter i udlandet, skal der være dokumentation for det
• Kortet må kun bruges i tjenstligt øjemed – altså til arbejdsrelaterede udgifter
• Kort og pinkode er personlige og må ikke deles med andre.

Derudover gælder de almindelige regler for sikkerhed og ansvarlig brug af betalingskort.

Når du bruger Eurocard, skal du dokumentere dine køb med følgende oplysninger:

1. Hvem deltog - skriv både for- og efternavn på alle deltagere, der er ansatte i Haderslev Kommune. Eksterne deltagere (fx forældre) skal ikke nævnes med navn – her kan du blot skrive fx “forældre”.
2. Formål med købet - beskriv kort, hvorfor købet blev foretaget. Ved studieture eller kurser skal du vedhæfte programmet.
3. Dato - angiv datoen for købet
4. Beløb - skriv det samlede beløb.
5. Din underskrift

Hvis du får en papirkvittering, så underskriv den, skriv hvem der deltog og formålet, 
og tag et billede af kvitteringen. Billedet af kvitteringen skal du lægge på Eurocard appen.

Hvis du ikke får en papirkvittering, bliver kvitteringen sendt direkte til Eurocard-appen. I appen skriver du deltagere og formål i kommentarfeltet, før du vedhæfter kvitteringen på betalingen i Eurocard-appen.

Når du bruger Eurocard, skal du dokumentere dine køb med funktionen "Smarte Kvitteringer" i Eurocard-appen.

Sådan gør du

• Hver gang du bruger kortet, skal du tage et billede eller uploade en kvittering via appen – det kaldes en Smart Kvittering
• Kvitteringen bliver automatisk sendt med, når fakturaen behandles
• Du kan kun vedhæfte én fil pr. betaling, så sørg for at den indeholder alt, hvad der kræves som dokumentation. Det er vigtigt, at du vedhæfter kvitteringen med det samme efter købet – og senest inden den månedlige opgørelse sendes til Haderslev Kommune (typisk omkring den 1. i den efterfølgende måned).

Hjælp til appen

• Du kan finde korte instruktionsvideoer på YouTube, som viser, hvordan du bruger appen og funktionen "Smarte Kvitteringer".

Hvad sker der bagefter?

• Den vedhæftede kvittering bliver synlig i økonomisystemet
• Den person, der er ansvarlig for konteringen, tjekker, at dokumentationen er i orden.
• Hvis noget mangler, får du en mail med besked om, hvad der skal tilføjes.
• Når du svarer på mailen, bliver dit svar vedhæftet i systemet (Prisme).

Som kortholder har du et ansvar, når du bruger Haderslev Kommunes betalingskort. Her er, hvad du skal være opmærksom på:

• Du er selv ansvarlig, hvis kortet bliver brugt forkert – fx ved misbrug eller hvis du har været uforsigtig
• Hvis kortet bliver væk eller stjålet, skal du følge de retningslinjer, som kortudstederen har beskrevet. Det er vigtigt, at du handler hurtigt
• Du skal gemme dokumentation for alle køb – fx faktura eller kvittering. Hvis du ikke kan dokumentere, hvad kortet er brugt til, kan du blive bedt om at betale beløbet tilbage til Haderslev Kommune.