Guide til journalisering
Journalisering er nøglen til god sagsbehandling og gennemsigtighed i det offentlige. Her får du en praktisk guide, der bygger på gældende lovgivning og gør det nemt at journalisere korrekt.
Om guiden
Journalisering er en central del af den administrative praksis i kommuner og andre offentlige myndigheder.
Det sikrer, at dokumenter og oplysninger behandles korrekt, og at der opretholdes en klar og overskuelig
dokumentation af sagsbehandlingen.
Denne guide er baseret på gældende lovgivning, herunder offentlighedsloven, samt relevante ombudsmandsudtalelser og juridiske kommentarer.
Formålet er at give medarbejdere i Haderslev kommune en praktisk og juridisk korrekt vejledning i journalisering.
Guide til journalisering
Journalisering indebærer registrering af dokumenter, der modtages eller afsendes af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling. Det omfatter også interne dokumenter, der foreligger i endelig form, og som har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt.
Journalisering skal ske snarest muligt efter dokumentets modtagelse eller afsendelse.
Ifølge offentlighedsloven § 15 skal følgende dokumenter journaliseres:
- Dokumenter, der har betydning for en sag eller sagsbehandlingen
- Interne dokumenter, der foreligger i endelig form
- Dokumenter, der modtages eller afsendes af myndigheden
Der er dog undtagelser, som fx bøger, aviser, tidsskrifter, reklamer, takkeskrivelser og diverse
indbydelser, der ikke har forbindelse til myndighedens almindelige virksomhed. Disse er ikke omfattet af journaliseringspligten
Journaliseringen skal ske i et journalsystem, der indeholder følgende oplysninger:
- Dato for dokumentets modtagelse eller afsendelse
- En kort tematisk angivelse af dokumentets indhold
Hvis der er pligt til at journalisere et dokument, skal dette ske snarest muligt efter, at det er modtaget eller afsendt indenfor disse frister:
- Fysiske dokumenter: 3-4 arbejdsdage (efter modtagelse eller afsendelse)
- E-mails: Senest 7 arbejdsdage (efter modtagelse eller afsendelse)
- Interne dokumenter: Inden for rimelig tid efter ”endelig form”
- Uanset hvad: Senest på tidspunktet, hvor der træffes afgørelse om aktindsigt
Korrekt journalisering er afgørende for at sikre:
- Transparens i sagsbehandlingen
- Mulighed for aktindsigt
- Dokumentation af beslutningsgrundlag
- Effektiv revision og kontrol
Mangelfuld journalisering kan føre til kritik fra ombudsmanden og potentielt påvirke myndighedens troværdighed og evne til at håndtere sager korrekt
- Journalisér rettidigt: Dokumenter skal journaliseres snarest muligt efter modtagelse eller
afsendelse - Vær opmærksom på relevans: Kun dokumenter, der har betydning for en sag eller
sagsbehandlingen, skal journaliseres - Følg kommunens retningslinjer: Sørg for, at journaliseringen sker i overensstemmelse med
Haderslev Kommunes interne procedurer - Undgå fejl: Manglende eller forkert journalisering kan have alvorlige konsekvenser for
sagsbehandlingen og myndighedens troværdighed.
Læs mere
Journalisering (ombudsmanden.dk)Se også
Kontakt Jura og Forhandling
Mail
personaleafdelingen@haderslev.dk
Adresse
Christian X's Vej 39
6100 Haderslev
Indgang A - 4. sal