Afskedigelse på grund af arbejdspladsens forhold

Dokumenteret begrundelse

Når du skal afskedige personale pga. besparelser mv., skal du objektivt kunne dokumentere, at det er nødvendigt at afskedige. 
Eksempler på dokumentation kan være:

• Udvikling i demografien (fx faldende børnetal) 
• Budgettilpasninger
• Overholdelse af budget

Vær tydelig om årsagen

Er det på grund af:

• Besparelser
• Omstrukturering
• Nedgang i opgaver

…så du kan forklare det for din(e) medarbejder(e) 

Dit budskab skal være entydigt, kort og præcist, og du skal fastholde det argument, som ligger til grund for opsigelsen både under og efter opsigelsessamtalen. Det er vigtigt, at der er en rød tråd i kommunikationen - både internt og eksternt - for at sikre klarhed og entydighed. 

Nyansættelser

Som leder bør du være opmærksom på ikke at foretage beslutninger, som gør afskedigelsen usaglig. 

Eksempelvis skal du være varsom med at ansætte nye medarbejdere, inden for samme område til beslægtede opgaver, hvis begrundelsen for afskedigelserne er besparelser m.v.

Tillidsrepræsentanten skal holdes bedst muligt orienteret ved forestående afskedigelser inden for det område og den gruppe, som pågældende repræsenterer. 

Du kan som leder dog ikke orientere tillidsrepræsentanten om, hvem der konkret påtænkes opsagt.

Du har som leder pligt til at holde medarbejderne orienteret om ændringer i budget, og/eller krav til resultater, som forventes af have betydning for arbejds- og personaleforholdene.

Du skal oplyse, hvad den vedtagne beslutning om personalereduktioner, som følge af besparelser, indebærer for den del af dit område, som det lokale MED-udvalg/personalemøde med MED-status dækker. 

Oplys fx følgende:

• Antal medarbejdere der skal afskediges.
• Processen - hvad kommer til at ske hvornår
• Hvilke kriterier anvendes
• Alternativer til afskedigelse 

Ved afsked på grund af besparelser og lign., skal du som leder først undersøge, om der blandt medarbejderne er nogen, der selv ønsker at fratræde, gå ned i tid, orlov/tjenestefrihed, indgå senioraftaler mv.

Muligheden for omplacering skal være undersøgt forud for en afskedigelse.

Afskedigelsen vil ikke være saglig, hvis der er mulighed for omplacering til et andet sted inden for samme overenskomstområde. Det skyldes, at kommunen betragtes som én arbejdsgiver.

Du har ansvaret for at sikre, at omplaceringsmulighederne er afsøgt. 
Forsøg på omplacering skal dokumenteres på medarbejderens personalesag.

Eksempel på dokumentation kan være:

• Skrivelse til lederne om besparelse og omplaceringsmuligheder.
• Skrivelse vedrørende kompetencer. 

Det er tilstrækkeligt, at du som leder forsøger at omplacere én gang inden endelig afsked.

Der er en række medarbejdere, der er særligt beskyttede mod afsked, som kræver en særlig opmærksomhed: 

• Tillidsrepræsentanter
• Suppleanter for tillidsrepræsentanter
• Arbejdsmiljørepræsentanter
• Suppleanter for Arbejdsmiljørepræsentanter
• MED-udvalgsmedlemmer
• Gravide og ansatte på barsel og i behandling for barnløshed

Desuden gælder der særlige regler for fleksjobbere og kronisk/langvarigt syge medarbejdere, 

Du bør som leder kontakte Jura og Forhandling så tidligt som muligt i processen, hvis der er beskyttede medarbejdere, som påtænkes afskediget.

Haderslev Kommune har ikke nogle fast vedtagne kriterier, der skal gælde i tilfælde af, at der skal udvælges medarbejdere til afskedigelse. HovedMED vedtager nogle generelle kriterier, som kan være relevante ved din udvælgelse, fx:

• Kvalifikationer/kompetencer
• Faglighed og fleksibilitet
• Stabilitet
• Samarbejdsevne/imødekommenhed
• Særlige forhold

Kriterierne kan i lokal-MED suppleres ved enighed herom, herunder lokal fortolkning af kriterierne.

Sådan kan du anvende scores i forhold til de opstillede kriterier

Du skal som leder vurdere alle medarbejdere i de grupper, hvor der skal ske afskedigelse. Vurderingen skal ske på baggrund af de fastsatte kriterier samt øvrige kriterier, som er vedtaget ved lokal MED. 

I praksis kan hver enkelt medarbejder scores ved hjælp af en talværdi fx 1-5 i forhold til alle kriterierne. Den/de medarbejdere, der scorer lavest, når tallene for den enkelte medarbejder er lagt sammen, er den/dem, du skal pege på. Det er vigtigt, når der bliver lavet en score, at du kan argumentere for talværdierne. Det er derfor også en god ide at lave en samlet helhedsvurdering, hvis flere medarbejdere har samme score og generelt lave en helhedsvurdering, der kan dokumenteres. 

Det anbefales, at du gemmer den skriftlige scoring og helhedsvurdering af medarbejderne som et internt arbejdsdokument. Dokumentet skal bruges, hvis der skulle opstå en sag om usaglig afskedigelse. 

Den eller de medarbejdere der påtænkes afskediget skal orienteres herom individuelt. Medarbejderne er velkommen til at tage en bisidder med til samtalen. Hvor og hvordan orienteringen gives til medarbejderne, fastlægges af dig som leder, evt. efter drøftelse med personalet forinden. 
Hvis en medarbejder ringes op pr. telefon, skal du lave et telefonnotat af samtalen.

Du orienterer om:

• at der iværksættes en påtænkt afsked.
• evt. omplacering til anden ledig stilling i kommunen.
• kriterierne for udvælgelsen. Der skal ikke ske en uddybning af vurderingen af den pågældende medarbejder i forhold til andre medarbejdere.

Du kan læse mere om afvikling af selve samtalen i ”Drejebog for afskedigelser grundet besparelser”,

Du har mulighed for at give medarbejderen fri med løn resten af dagen, hvis medarbejderen ønsker dette. 

Jura og Forhandling sender høringsbrevet til medarbejderen via e-Boks.

Høringsfasen er det tidsrum, hvor medarbejderen kan komme med en udtalelse til den påtænkte afskedigelse. 

Høringsperioden har en varighed på 2-3 uger.

Orientering til øvrige medarbejdere

Vær opmærksom på, at du som leder ikke må udtale dig om, hvem der er påtænkt afskediget. Først ved udløbet af høringsperioden træffes endelig afgørelse, hvorefter du kan orientere dit øvrige personale.

Omplaceringspligt

Kommer der ledige stillinger i høringsperioden har du pligt til at undersøge mulighederne for omplacering. Omplaceringspligten ophører ved høringsperiodens udløb. 
Læs mere om omplaceringspligt her.

Høringssvar

Hvis der er et høringssvar fra medarbejderen eller organisationen, aftales det mellem dig og Jura og Forhandling, hvorvidt høringssvaret giver anledning til at revurdere, hvem der skal afskediges.

Når høringsperioden er udløbet, sender Jura og Forhandling et brev om afsked til medarbejderen via e-Boks. De faglige organisationer orienteres også via brev i e-Boks. 

De faglige organisationer har 4 uger fra brevet om afsked er sendt, til at gøre indsigelser og forlange sagen forhandlet samt evt. indbringe sagen for et afskedsnævn.

Jura og Forhandling vil kontakte dig, hvis der kommer henvendelser.

Som leder skal du, efter en omstilling med afskedigelser, være opmærksom på, at de tilbageværende medarbejdere er berørte af situationen. 

Dette gælder både i forhold til, at medarbejderne har været i spil til at miste deres arbejde og i forhold til de nye vilkår, som færre medarbejdere i afdelingen bevirker.

Kontakt HR på HR@haderslev.dk, hvis du har brug for hjælp eller sparring til, hvordan du bedst tager hånd om de tilbageværende medarbejdere.

Jura og Forhandling kan hjælpe

• hvis du har brug for sparring i forhold til afskedigelsesprocessen, herunder særligt om kriterer og udvælgelse af medarbejder.
• ved at vi sender breve om påtænkt og endelig opsigelse

HR kan hjælpe med

• sparring til lederen i at afholde en professionel  og ordentlig afskedigelsessamtale. 
• en kommunikationsplan til de berørte og til de resterende medarbejdere.
• afholdelse af fratrædelsessamtale i de tilfælde, hvor den afgående medarbejder ikke ønsker at holde den med nærmeste leder eller leders leder.

MED-systemet sikrer, at 

• medarbejderrepræsentanter bliver hørt og inddraget
• der skabes en forståelse for baggrunden og nødvendigheden af opsigelserne blandt de øvrige medarbejdere.
• processen er fair og transparent.

Det er vigtigt at involvere TR i processen så hurtigt som muligt, da MED-systemet inddrages bedst den vej igennem.