Afskedigelse på grund af medarbejders forhold

Jura og Forhandling kan hjælpe med:

• sparring om sagen og overenskomstmæssige forhold, herunder afskedigelsesvarsel. 
• den tjenstlige samtale, hvor vi deltager og skriver referat, men det er dig som leder, der fører samtalen.
• at sende breve om afskedigelsen til medarbejderen.

HR kan hjælpe med

• sparring til lederen i at afholde en professionel og ordentlig afskedigelsessamtale. 
• en kommunikationsplan til de berørte og til de resterende medarbejdere.
• afholdelse af fratrædelsessamtale i de tilfælde, hvor den afgående medarbejder ikke ønsker at holde den med nærmeste leder eller leders leder.

TR/AMR kan være gode sparringspartnere, når det handler om udfordringer med en eller flere medarbejdere. 

Den faglige organisation/TR bør altid involveres i en afskedigelsesproces og kan agere bisidder til møder, hvis medarbejderen ønsker det.

HUSK at TR kun kan informeres overordnet om sagen, da det ikke er sikkert, at medarbejderen ønsker TR’s involvering.

God forberedelse indebærer bl.a. at du som leder dokumenterer alle dine samtaler og aftaler med medarbejderen. Det skal ske allerede fra det øjeblik, du oplever en ændret adfærd hos din medarbejder.

Under din dokumentation skal du være opmærksom på følgende: 

• Hvad er sagt/sket hvornår?
• Hvad har der været af tidligere aftaler/opfølgning i sagen?
• Hvad er status i sagen på nuværende tidspunkt?
• Gør dig klart, hvorfor du vil indlede en opsigelse lige nu.
• Tage referat fra alle samtaler med medarbejderen og send det efterfølgende til godkendelse hos medarbejder. Er der uenighed om indholdet af referatet skriver du også dette ind.
• Journalisér alle referater og relevante dokumenter på sagen.

Der er en række medarbejdere, der er særligt beskyttede mod afsked, som kræver en særlig opmærksomhed: 

• Tillidsrepræsentanter
• Suppleanter for tillidsrepræsentanter
• Arbejdsmiljørepræsentanter 
• Suppleanter for Arbejdsmiljørepræsentanter
• MED-udvalgsmedlemmer
• Gravide og ansatte på barsel og i behandling for barnløshed

Desuden gælder der særlige regler for fleksjobbere og kronisk/langvarigt syge medarbejdere.

Du bør som leder kontakte Jura og Forhandling så tidligt som muligt i processen, hvis der er beskyttede medarbejdere, som påtænkes afskediget.

Beslutning om afsked træffes altid i samråd med Jura og Forhandling.

Jura og Forhandling sender afgørelsen om afsked til medarbejderen efter den tjenestelige samtale. 

Afskedigelsessamtalen skal foregå uforstyrret

Book et diskret lokale, hvor medarbejderen undgår kolleger før og efter samtalen.

Vælg en passende dag

Undgå samtaler op til weekend eller ferie. Det giver bedre mulighed for støtte og opfølgning.

Inden du gennemfører den tjenstlige samtale, bør du nøje planlægge samtalens forløb, så du er sikker på at få alle vigtige informationer med.
 
Mange har gavn af at skrive indledningen ned, så samtalen kommer godt fra start, og du kan evt. lave et talepapir med stikord til de forskellige trin: 

• Indledning, der sætter rammen 
• Budskabet om afskedigelse 
• Afrunding og aftale om opfølgning 

4-7 dage inden samtalen sender du som er personaleleder en indkaldelse til den tjenstlige samtale til medarbejderen i E-boks. I indkaldelsen skal der stå, hvad I skal tale om under samtalen, hvad samtalen kan munde ud i, og tid og sted for afholdelse af samtalen. 

Jura og Forhandling har en skabelon, du kan bruge til indkaldelsen.

Inden Jura og Forhandling sender en påtænkt afskedigelse, skal du som leder afholde en tjenstlig samtale med medarbejderen og evt. bisidder. 

Indledning

Det er vigtigt, at du kommer til sagens kerne med det samme, og som det første lader medarbejderen vide, hvad årsagen til jeres samtale er. Indled samtalen med at gøre din medarbejder klart, at der er tale om en alvorlig samtale.

Eksempel på indledning: 
”Jeg har indkaldt dig til dette møde, fordi du og jeg skal have en alvorlig samtale”. 

Budskabet 

Når du leverer budskabet om den påtænkte afskedigelse, skal du begrunde det uden omsvøb og undgå at nedtone betydningen af beslutningen. Gentag begrundelsen ved behov og sig det samme hver gang, så der ikke opstår tvivl om baggrunden for afskedigelsen.

Vær opmærksom på, at den tjenstlige samtale kun er der, hvor du fortæller din medarbejder, at du påtænker at afskedige medarbejderen. Selve afskedigelsen – og information til den øvrige organisation – sker først, når der har været en høringsfase og Jura og Forhandling har sendt afskedigelsesbrevet til den pågældende medarbejder.

Eksempel på begrundelse: 
”Du har været syg i en længere periode, og udsigterne til, at du kan komme tilbage til jobbet er lange.
Det betyder, at jeg desværre påtænker at afskedige dig.” 

Aftaler

Når du laver aftaler med medarbejderen, så sørg altid for, at det bliver gentaget, hvad I har aftalt. 

Få medarbejderen til selv at læse aftalen igennem og ridse indholdet op, hvis han eller hun er klar til det. Så ved du, om I har samme opfattelse, eller om der er behov for at tage den en ekstra gang.

Afslut samtalen ordentligt

Det er vigtigt, at du også har styringen, når samtalen skal afsluttes. Vær tydelig i markeringen af, at du nu runder af, så medarbejderen ikke er i tvivl. 

Spørg ind til, hvad din medarbejder ønsker efter samtalen. Vil vedkommende helst direkte hjem - eller ud og tale med kollegaerne? Måske har er der brug for at sidde nogle minutter for sig selv. 

Aftal en opfølgende snak og gør det klart, at din medarbejder til enhver tid er velkommen til at tage fat i dig, hvis der opstår spørgsmål. 

Gråd, vrede, indadvendthed og chok er blot nogle af de reaktioner, du kan opleve. Det er svært at forberede sig på en specifik reaktion, da mennesker reagerer forskelligt i en afskedigelsessituation. 

Bestræb dig på at:

• Give plads til din medarbejders reaktion
• Have det godt med pausen – og undgå at tale hurtgt hen over tavsheden
• Give din medarbejder tid til at reagerere
• Anerkende reaktionen. Møder du vrede, er det vigtigt at du undgår at reagere på kommentarer, men blot lytter. Ellers risikerer du, at det ender i en diskussion
• Forholde dig roligt og professionelt – også selv om det kan være svært
• Tilbyde din hjælp, eller tilbyd, at medarbejderen kan få lidt tid for sig selv.

Når du som leder skal afholde en afskedigelsessamtale, er det vigtigt at holde en professionel tone hele vejen igennem – også hvis du har et nært forhold til medarbejderen. En skiftende eller personlig tilgang kan skabe forvirring og gøre situationen uklar.

At være professionel betyder dog ikke, at du skal virke kølig eller distanceret. Det handler om at finde balancen: Vær dig selv, som medarbejderen kender dig fra hverdagen, og vis forståelse for situationen – uden at bringe dine egne følelser i spil.

Empati og respekt er nøgleordene i en værdig samtale.

Vær opmærksom på de faldgruber, der kan være i den svære, men nødvendige samtale:

• Du udskyder afskedigelsessamtalen til fredag eftermiddag. 
• Du får ikke leveret budskabet tydeligt nok
• Du anerkender ikke din medarbejders reaktion på den påtænkte afskedigelse, men taler hurtigt videre. 
• Du flytter fokus fra medarbejderens til dit eget perspektiv
• Du bliver selv tydeligt følelsesmæssigt påvirket. 
• Du flytter kommunikationen fra det professionelle til det personlige eller private niveau. 
• Du ændrer på begrundelsen for den påtænkte afskedigelse under samtalen. 
• Du stiller en genansættelse i udsigt, selv om du ved, det ikke er en mulighed
• Du agerer illoyalt over for ledelsens beslutning. 
• Du fremsætter tilbud, som rækker ud over dine kompetencer. 

Eksempler: 

Sig ikke: Det har været virkelig svært for mig at beslutte dette

Sig i stedet: ”Jeg forstår, at den situation du er blevet sat i, kan være svær for dig”. 

Høringsfasen er det tidsrum, hvor medarbejderen kan komme med en udtalelse til den påtænkte afskedigelse.

Som ansat i kommunen har medarbejderen nemlig ret til at komme med en udtalelse i sin sag, inden vi skrider til afskedigelse.

Høringsfasen har en varighed på 2 uger - i enkelte tilfælde 3 uger.

Kommer medarbejderen med en udtalelse, skal du som leder forholde dig til udtalelsen og vurdere, om den ændrer noget i forhold til din beslutningen om afskedigelse.

Jura og Forhandling sender høringsbrevet, modtager høringssvaret og er altid klar til at indgå i dialog med dig herom.

Information til organisationen

Informationen om afskedigelsen må først gives til resten af organisationen efter høringsfasens udløb og efter at den endelige afskedigelse er sendt til medarbejderen. Aftal derfor også gerne med den pågældende medarbejder, hvornår afskedigelsen meldes ud i organisationen. 

Uanset om medarbejderen skal fortsætte på arbejdspladsen i sin fratrædelsesperiode eller fritstilles, bør du altid følge op et par dage efter afskedigelsessamtalen. Det viser omsorg for medarbejderen, og det er også rart for dig at vide, hvordan vedkommende har det.

I en opfølgende samtale er der desuden bedre plads til, at I sammen kan få styr på de praktiske detaljer som fx overdragelse af opgaver og arbejdsredskaber, afsked med kolleger mv.

Den afskedigede har på dette tidspunkt fået tid til at sunde sig og gennemtænke afskedigelsen og kan derfor bedre aftale, hvordan ansættelsen helt praktisk skal afvikles. Der kan også være opstået spørgsmål i mellemtiden, som du nu kan afklare.

Opfølgningen kan foregå over telefon, men det vil i de fleste tilfælde være bedst at mødes fysisk, så I kan se hinanden i øjnene.

Husk de tilbageværende medarbejdere

Hvordan og hvornår skal de have overbragt informationen? 

Hvad er dine overvejelser i forhold til overlevering af arbejdsopgaver? 

Det er vigtigt, at både den afskedigede og de blivende medarbejdere oplever, at procedurerne er tydelige, og at alle beslutninger i forhold til afskedigelsen og fratrædelsen er velovervejede.