Retningslinje for håndtering af indsigtsanmodninger

Borgeren har ret til information om følgende:

• Formålet med behandlingen af personoplysninger
• Kategorier af personoplysninger
• Modtagere eller kategorier af modtagere, som personoplysningerne er eller vil blive videregivet til
• Opbevaring af personoplysninger
• Oplysningernes oprindelse
• Den registreredes rettigheder
• Retten til at klage til Datatilsynet

Begrænsninger og undtagelser

Visse oplysninger kan undtages fra indsigt, fx:

• Oplysninger behandlet til videnskabelige eller statistiske formål (§ 22, stk. 5 i databeskyttelsesloven)
• Oplysninger undtaget efter offentlighedslovens §§ 19-29 og § 35

Afvisning af anmodninger

En anmodning kan afvises, hvis den vurderes som åbenbart grundløs eller overdreven – fx ved gentagne anmodninger med korte mellemrum.

Borgeren skal modtage:

• Alle relevante personoplysninger
• En kort og letforståelig beskrivelse af:
  • Formål med behandlingen
  • Kategorier af oplysninger
  • Modtagere
  • Opbevaringsperiode eller kriterier
  • Oplysningernes oprindelse

Oplysningerne udleveres i det format, borgeren ønsker – enten som papir eller via Digital Post. Der skal foretages ID-tjek for at sikre, at oplysningerne udleveres til rette person.

Brug fx denne skabelon: Skabelon for indsigtsanmodninger (PDF).

Tidsfrister

• Svar skal gives inden for 1 måned.
• Fristen kan forlænges med op til 2 måneder ved komplekse eller omfattende anmodninger.
• Borgeren skal informeres om årsagen til en eventuel forlængelse.

• Anmodningen sendes til informationssikkerhedskoordinatoren eller den lokale informationssikkerhedskonsulent. De koordinerer den videre proces.
• Involverede forvaltninger indsamler relevante oplysninger og udarbejder korte beskrivelser.
• Koordinatoren samler materialet og sender det samlet til borgeren.
• Hvis anmodningen kun vedrører én forvaltning, håndterer denne selv sagen i samarbejde med informationssikkerhedskonsulenten.