Retningslinje for NEMøkonomi - økonomisk ledelsestilsyn
Retningslinjen beskriver, hvordan du gennemfører det månedlige ledelsestilsyn i Haderslev Kommune via NEMøkonomi. Den guider dig i, hvad du som leder skal være opmærksom på – fra budgetreguleringer og lønforhold til bogføring og stikprøvekontrol.
Formål
Retningslinjen beskriver opmærksomhedspunkter i forbindelse med det månedlige ledelsestilsyn i NEMøkonomi.
NEMøkonomi er et digitalt afrapporteringssystem, der henter data fra økonomisystem, lønsystem, fraværssystem og på sigt fra fagsystemer. Det er det digitale værktøj, hvor man aktivt arbejder med god
budgetopfølgning og indberetter sit månedlige ledelsestilsyn.
Der er vedhæftet en vejledning til udførelsen af budgetopfølgning i NEMØkonomi.
Sådan gør du
Er der ændringer i budgettet på grund af aktivitetsændringer eller særlige bevillinger?
- Aktivitetsændringer: Hvis der er ændringer i aktiviteter, som påvirker budgettet, skal disse reguleringer indarbejdes.
- Særlige bevillinger: Eventuelle særlige bevillinger skal også indarbejdes i budgettet.
Kontrollér medarbejdere og forventet forbrug for både månedslønnede og timelønnede.
- Ændring af timetal/ansættelsesgrad: Vær opmærksom på ændringer i timetal eller ansættelsesgrad.
- Tillæg: Kontrollér eventuelle tillæg, der påvirker lønnen.
Indarbejd og opdatér nyansættelser og afskedigelser i forbruget.
- Nyansættelser: Registrér nye medarbejdere og deres løn
- Afskedigelser: Fjern afskedigede medarbejdere fra lønlisten
- Registrér vikarer, der er ansat for en bestemt periode.
Refusioner vedrørende sygdom og barsel samt andre refusioner.
- Sygdom og barsel: Registér refusioner for medarbejdere, der er syge eller på barsel.
- Andre refusioner: Fx uddannelsesrefusion eller refusion for arbejde udført i samarbejde med andre.
- Vær opmærksom på udgifter under 'løndifference' og kontrollér forskelle i lønudgifter, som kan påvirke budgettet.
- Gennemgå de automatiske prognoser kritisk og vurdér om de automatiske prognoser stemmer overens med de faktiske udgifter og indtægter.
- Bogføring: Kontrollér, at alle transaktioner er korrekt bogført
- Stikprøvekontrol: Sikr, at alle fakturaer er korrekt godkendt og registreret. Det er ikke muligt at foretage stikprøvekontrollen i NEMøkonomi, så den skal udføres i Prisme.
Det er ikke muligt at foretage stikprøvekontrollen i NEMøkonomi, så den udføres i Prisme.
Vejledningen til stikprøvekontrollen findes nederst på denne side.
Når du har gennemgået budget og forbrug – og tilføjet eventuelle manuelle disponeringer eller prognoser – skal det samlede resultat i NEMøkonomi afspejle dine forventninger til årets regnskab.
Som budgetansvarlig leder skal du forklare de vigtigste forudsætninger bag det forventede resultat, herunder årsager til eventuelt mer- eller mindre forbrug.
Hvis du har aftaler med din nærmeste leder om afvigelser i forbruget, skal de skrives ind i 'aftalefeltet'. Her kan du også beskrive handleplaner for de udfordringer, der er blevet drøftet ved de månedlige budgetopfølgningsmøder.
Lederens ansvar
Som budgetansvarlig har du følgende ansvar:
- Lovhjemmel: Sikr at indtægter og udgifter er godkendt.
- Bevillingsmæssig dækning: Sikr, at der er budget til alle udgifter.
- Godkendte bilag: Sikr, at bogføring sker på grundlag af godkendte bilag.
- Fakturagodkendelse: Sikr, at de personer, der godkender fakturaer, kender reglerne og deres ansvar.
Ingen ledere eller medarbejdere må foretage udbetalinger eller udlæg til sig selv uden godkendelse fra
nærmeste leder
Se også
Kontakt Intern Kontrol
Adresse
Christian X's Vej 39
6100 Haderslev
Indgang A - 4. sal