Håndtering af sygefravær

På dag 1 i et sygefraværsforløb har lederen en vigtig rolle i at sikre en god start på forløbet – både for medarbejderen og for arbejdspladsen. Her er de centrale opgaver:

• Modtag sygemeldingen
  Sørg for at få besked om fraværet – enten direkte fra medarbejderen eller via de aftalte kanaler. Notér tidspunkt og årsag, hvis det oplyses.

• Vis omsorg og anerkendelse
  Reager med forståelse og respekt. En kort, empatisk tilbagemelding kan gøre en stor forskel og signalere, at medarbejderen bliver set og taget alvorligt.

• Informer om næste skridt
  Fortæl kort, hvad medarbejderen kan forvente – fx hvornår I har kontakt igen, og hvordan fraværet registreres.

• Registrer fraværet korrekt
  Sørg for at fraværet bliver registreret i de relevante systemer samme dag.

• Overvej behov for opfølgning
  Hvis fraværet forventes at vare mere end et par dage, planlægger I sammen en opfølgende kontakt omkring dag 5. 

Hvad må du som leder spørge om, når en medarbejder er syg?

• Forventet varighed af sygdomsforløbet
• Funktioner, der kan eller ikke kan varetages.
• Faktorer på arbejdspladsen, der er skyld i fraværet - og om det kan ændres
• Om du og arbejdspladsen kan støtte medarbejderen i hurtigt at komme tilbage

Du må som leder ikke spørge ind til, hvad medarbejderen fejler og har af diagnoser.

Hvis din medarbejder stadig er sygemeldt på 5. dagen, anbefaler vi, at du som leder igen tager kontakt til din medarbejder. Samtalen er en omsorgssamtale og lægger også op til en snak om forventet varighed.

Du kan tage afsæt i følgende spørgsmål: 

• Hvordan går det?
• Hvad kan jeg hjælpe med?
• Er der noget, du går og tænker på?
• Hvor længe forventer du at være syg?
• Hvornår på omkring dag 15 skal jeg kontakte dig, hvis du fortsat er syg?

Husk at skrive referat efter samtalen og gem der under personalesagen, så du har dokumentation for processen. 

Er der tale om en længerevarende sygemelding, kan du igangsætte et Fast Track-forløb. Vær dog opmærksom på, at din medarbejder skal give samtykke til dette forløb. Læs mere om Fast Track-forløbet her.

Formålet med samtalen på dag 15 er at styrke omsorgskontakten og det ledelsesmæssige nærvær til medarbejderen. 

Du kan med fordel læse referatet fra den seneste samtale igennem inden samtalen og indlede den med afsæt i heri.

Du bør tage afsæt i følgende spørgsmål: 

• Hvordan går det?
• Hvad skal der til for at du kan genoptage arbejdet? Evt. på deltid eller med andre midlertidige opgaver? Lad os sammen lave en handleplan (hvis der ikke allerede er igangsat et Fast Track-forløb)
• Hvordan og hvornår kan vi afholde sygefraværssamtale? (Skal afholdes senest 4 uger efter første sygedag).

Husk at skrive referat efter samtalen og gem der under personalesagen, så du har dokumentation for processen.

Inden for de første fire uger skal du som leder afholde en sygefraværssamtale. 

Du kan tage afsæt i følgende spørgsmål: 

• Hvordan går det?
• Gennemgå referatet fra sidste samtale
• Hvad er perspektivet i forhold til tilbagevenden til jobbet?
• Hvad skal der til for at du kan genoptage arbejdet? Evt. på deltid eller med andre midlertidige opgaver.
• Er der behov for, at vi får lavet en mulighedserklæring?

Her anbefaler vi også, at I sammen ser på en fastholdelsesplan for at sikre det bedste forløb for medarbejderen. 

Husk at skrive referat efter samtalen og gem der under personalesagen, så du har dokumentation for processen. 

Læs mere om mulighedserklæringen og fastholdelsesplanen her.

Hvis din medarbejder har været syg i 60 dage, skal der afholdes en samtale igen. 

Her skal du som leder gennemgå referatet fra sidst og orientere om følgende: 

• Medarbejderens sygefravær har fortsat konsekvenser for arbejdspladsens økonomi og drift
• Orienter om dine overvejelser ift. konsekvenserne.

Husk at skrive referat efter samtalen og gem der under personalesagen, så du har dokumentation for processen. 

Du skal som leder kontakte din medarbejder, hvis vedkommende har:

• mere end 5 sygemeldinger inden for de seneste 3 måneder
• haft 10 fraværsdage inden for de seneste 52 uger.

Formålet er at skabe klarhed om eventuelle arbejdsmæssige årsager til sygefraværet og finde mulige løsninger, der kan være med til at mindske sygefraværet. Du kan som leder på et hvilket som helst tidspunkt i ansættelse bede om, at I i fællesskab udarbejder en mulighedserklæring for at sikre, at det drypvise fravær reduceres.

Du kan som leder også fra første sygefraværsdag bede din medarbejder om en friattest.

Læs mere om mulighedserklæringen og friattesten her. 

Læs mere om, hvordan du arbejder ud fra data og trækker tallene i SD på siden her. 

Korrekt registrering af fravær - herunder sygefravær - er afgørende for, at vi i Haderslev Kommune, kan arbejde med at forebygge og reducere sygefravær ude på den enkelte arbejdsplads. Derudover er korrekt og rettidig indberetning afgørende for, at lønteamet kan nå at indhente refusion for fraværet inden for gældende tidsfrister.

Det er vigtigt, at I som arbejdsplads har en fast procedure og rollefordeling for indberetning og registrering af sygefravær. 

Er du i tvivl om ovenstående, kan du kontakte Lønteamet på lonteam@haderslev.dk 

Registrering af sygdom:

I Haderslev kommune er der forskellige måder, hvorpå der indberettes sygefravær. 

Indberetningsformer: 

 · Du kan indberette din medarbejders sygefravær via personaleweb i Silkeborg Data. Det er vigtigt at du indberetter som åbent fravær, hvis du ikke kender slutdatoen på sygefraværet. 

· Hvis din medarbejder selv skal indberette sygefravær, sker det via MinLøn-app´en eller Medarbejdernet via kalender-funktionen. 

· Hvis arbejdspladsen bruger Optima til vagtplanlægning, er det enten dig eller arbejdspladsens planlægger, der indberetter sygefraværet. Det er vigtigt at du indberetter som åbent fravær, hvis du ikke kender slutdatoen på sygefraværet.  

Når du kender slutdato for fraværet, så skal du rette sygefraværet fra åbentstående til den dato, hvor medarbejderen har sidste sygefraværsdag. 

Er du i tvivl om hvordan I skal registrere sygefravær hos jer, eller hvilke registreringskoder I skal anvende i forskellige situationer, bedes du kontakte lønteamet på lonteam@haderslev.dk 

Registrering af delvist fravær

Hvis medarbejderen genoptager arbejdet delvis, så skal der indberettes præsteret tid og delvis syg på hver eneste arbejdsdag/delvise sygedag. For vejledning hertil, kontakt Lønteamet på lonteam@haderslev.dk

Raskmelding af medarbejder:

Det er vigtigt at man som arbejdsplads altid husker at afmelde fraværet på korrekt vis, når vedkommende er tilbage på arbejde.  

Når din medarbejder er helt eller delvist sygemeldt fra sit arbejde, kan der være situationer hvor vedkommende stadigvæk godt kan afholde sin ferie - selvom man er syg. 

Hvis medarbejderen er sygemeldt på fuld tid, skal ferien aftales med afdelingen for sygedagpenge i den kommune medarbejderen er bosat i, inden ferien afholdes. De skal godkende medarbejderens ferie så du som leder er sikker på at kunne få dagpengerefusion for medarbejderens fravær, også efter ferien.

Genoptages arbejdet delvist, men medarbejderen stadigvæk er syg på deltid, så kan det stadigvæk være en god idé at orientere sygedagpengekontoret om ferieafholdelse.

Både når medarbejderen er helt eller delvist syg, så er det meget vigtigt, at både sygefravær og ferie indberettes i Silkeborg Data. Dette for at sikre, at medarbejderen ikke raskmeldes rent teknisk under ferien. Har du spørgsmål til indberetningen, kan du altid spørge din lønkonsulent om vejledning.

Som leder modtager du advis fra SD ved dag 1, 5, 15, 30 og 60. Disse påmindelser hjælper dig til at huske at afholde samtalerne. OBS, hvis ikke du modtager fraværsbeskederne, så kontakt lønteamet på lonteam@haderslev.dk.

Derudover modtager du advis for drypvist fravær efter følgende regler: 

• Medarbejderen har haft 5 sygemeldinger indenfor de seneste 3 måneder  
• Medarbejdere har haft 10 sygemeldinger indenfor de seneste 52 uger.  

Alle adviser sendes til din arbejdsmail.

For at modtage disse adviser på det rette tidspunkt, er det afgørende, at al sygefravær bliver indberettet og registreret korrekt fra sygemeldingens start.

Alle indkaldelser til sygefraværssamtaler samt anmodninger til lægelige attester, skal håndteres via Silkeborg Data (SD). 

Herfra kan du sende et indkaldelsesbrev til din medarbejder, direkte til vedkommendes e-Boks. Efterfølgende kan du også gemme indkaldelsen på medarbejderens personalesag.

Læs om de enkelte attester, skabeloner og erklæringer her.

Du kan finde vejledning til, hvordan du henter og sender indkaldelser og lægelige attester i SD. 

Læs mere om refusion ved sygefravær her.

Det er din rolle som leder at håndtere sygefraværsforløbet. Det betyder fx, at det er dig, der skal tage initiativ til at indkalde til samtaler og følge op på, hvordan din medarbejder bedst muligt kan vende retur til sit job. 

Medarbejderen har en forpligtelse til at deltage i sygefraværssamtaler. Det er obligatorisk at deltage med mindre, at medarbejderen er for syg til dette. 

Sygefravær er fravær fra arbejde, der er begrundet i medarbejderens egen sygdom. 

Hvis det fx er barn syg, fravær i behandling af barnløshed eller alkohol- og stofmisbrug, er der ikke tale om egen sygdom, og derfor skal det registreres med andre lønkoder.

Hvis du er i tvivl om, hvordan du registrerer det, kan du læse mere om det her eller kontakte Lønteamet på lonteam@haderslev.dk

Delvis sygdom forekommer i forbindelse med din medarbejders gradvise genoptagelse af arbejdet eller i et sygeforløb, hvor din medarbejder kun kan klare at gå på arbejde en del af dagen. 

Der skal i begge situationer foreligge en aftale herom mellem dig og medarbejderen.  

Det er en fordel, at du og din medarbejder har lavet en genoptagelsesplan, som beskriver, hvor meget din medarbejder er fraværende, og på hvilke dage.

Er du i tvivl om hvordan der skal registreres delvis sygdom, så kontakt Lønteamet på lonteam@haderslev.dk 

Du kan læse mere om kravene for refusion ved delvis sygdom under punktet “Refusion ved delvis sygdom”.

Arbejdsgiver og lønmodtager kan ansøge om en § 56 aftale i medarbejderens bopælskommune. En § 56 aftale medfører ret til refusion fra første sygedag. 

Rådfør dig altid med Jura & Forhandling, når du og din medarbejder skal ansøge om en § 56 aftale – personaleafdelingen@haderslev.dk.

For at være berettiget til en § 56 aftale, skal medarbejderen opfylde beskæftigelseskravet i Sygedagpengelovens § 30. 

Tilfælde hvor en § 56 aftale vil være relevant: 

• Din medarbejders sygefravær er forøget på grund af langvarig eller kronisk sygdom, og sygdommen medfører et fravær på mindst 10 dage om året. Dage med delvist fravær tæller også med i opgørelsen, hvis der er tale om et fravær på mindst 4 timer ugentligt.  
• Din medarbejder skal indlægges, have behandling eller genoptræning på grund af sygdom 

En § 56 aftale kan ikke indgås eller bruges til kompensation for en varigt nedsat arbejdsevne. Det vil sige, at der ikke må være tale om en systematisk nedsættelse af den ugentlige arbejdstid.   

Aftalen gælder i op til to år ad gangen og er knyttet til det bestemte arbejdsforhold og den bestemte sygdom. Aftalen kan fornys, hvis betingelserne fortsat er opfyldt.  

Hvis der ikke er tale om et behandlingskrævet lægeordineret forløb, så er det ikke en sygemelding – din medarbejder skal i stedet afvikle ferie og/eller afspadsering i forbindelse med fraværet. Modsat er der tale om at indgrebet er lægeordineret, er der tale om en sygemelding. 

Kommer der komplikationer efter indgrebet er der tale om en sygemelding.  

Retten til sygedagpenge bortfalder, hvis din medarbejder har pådraget sig sygdommen ved forsæt eller grov uagtsomhed. 

Ved fravær fra arbejdet på grund af undersøgelser og behandling for ufrivillig barnløshed, har den ansatte ret til fuld løn under sygdom. Der er dog kun ret til sygedagpenge ved fravær på grund af behandlingen af den af parterne, hos hvem årsagen til ufrivillig barnløshed findes. 

Det er en lægelig vurdering, hvorvidt der er tale om sygelige forhold i forbindelse med ufrivillig barnløshed. Ansatte, som ikke er berettiget til fuld løn under sygdom, har ret til sygedagpenge efter sygedagpengelovens bestemmelser herom. 

Fravær, der betragtes som sygelige forhold ifm. ufrivillig barnløshed registreres som sygdom – lønartsode 790. 

Misbrug er ikke i sig selv sygdom, der medfører ret til løn under sygdom/sygedagpenge. Misbruget kan imidlertid være grund til en fysisk eller psykisk tilstand, der må ligestilles med sygdom, og således kan give grundlag for at udbetale løn under sygdom/sygedagpenge. 

Fravær, der betragtes som sygdom registreres som sygdom – lønartskode 790.  

Du kan læse mere om retten til frihed grundet familiemæssige årsager, på vores intraside om “Frihed, Orlov og Barsel”, her: Orlov og Barsel.   

Er du i tvivl om noget i en konkret sag, så kontakt Jura og Forhandling på personaleafdelingen@haderslev.dk.