Registrering af sygefravær

Via personaleweb kan du som leder registrere dine medarbejderes sygdom. 

Du kan indberette fravær på følgende måde: 

• Med første og sidste fraværsdag
• Med første fraværsdag og antal fraværsdage
• Med første fraværsdag, antal fraværsdage og fraværsprocent
• Kun med første fraværsdag - gælder arbejdsskade, sygdom og paragraf 56 sygdom. 

Hvis du indberetter uden sidste fraværsdag, bliver indberetningen stående på billedet "Oversigt" indtil den sidste fraværsdag er blevet indberettet. 

Du bør aldrig indberette noget i feltet "antal fraværstimer" med mindre det er aftalt med Lønteamet. 

Indberet fravær

Årsag

I feltet årsag skal du angive relevante fraværsårsag (lønart). Du kan vælge årsag i rullemenuen og klikke på årsagen. 

Du kan også foretage dig smarte søgninger i rullemenuen ved at indtaste hele eller dele af lønarten eller lønartsteksten. Du vil få søgeresultater præsenteret efterhånden som du søger i teksten. 

Første fraværsdag

Her skriver du datoen fra første fraværsdag. Første fraværsdag skal altid udfyldes. 

Hvis du bruger en af fraværsårsagerne arbejdsskade sygdom eller paragraf 56 sygdom, kan du nøjes med at udfylde første fraværsdag. Denne vil så blive stående på billedet "Oversigt", indtil sidste fraværsdag bliver registreret. 

Har du indberettet fravær frem i tiden (fx ferie) vil du få en fejlmeddelelse: "Der er allerede registret fravær for en del af denne periode". Du kan enten slette det fravær, der ligger frem i tiden, eller sætte en sidste fraværsdato på det åbne fravær du indberetter. 

Antal fraværsdage

Her kan du skrive, hvor mange dage medarbejderen er fraværende. Herefter udregnes sidste fraværsdag automatisk. Du kan vælge at bruge feltet "sidste fraværsdag" i stedet for "antal fraværsdage". 

Sidste fraværsdag

Her skriver du sidste dato for fraværet. Du kan også bruge kalenderfunktionen. Du kan bruge "antal fraværsdage" i stedet for "sidste fraværsdag". 

Antal fraværstimer

Her skriver du antal timer medarbejderen har været fraværende. Dette felt må kun udfyldes efter aftale med jeres lønkonsulent. 

Fravær i procent

Dette flet bruges i forbindelse med fraværsårsagen "delvis syg" (lønart 526) og paragraf 56 (lønart 525). Feltet kan bruges, hvis der er tale om nedsat tjeneste. Du skal altid sætte en sidste fraværsdato på. "Fravær i procent" kan ikke indberettes sammen med "Fraværstimer". 

Gem

Husk at afslutte ved at klikke på "Gem". Den vil herefter være synlig på indberetningsoversigten og i listen neders på skærmbilledet. 

Hvis din medarbejder selv skal indberette sygefravær, sker det via MinLøn-app´en eller Medarbejdernet via kalender-funktionen i app´en. 

Se vejledningen for, hvordan dine medarbejdere selv registrerer fraværet her

Delvist fravær

Hvis medarbejderen genoptager arbejdet delvis, så skal der indberettes præsteret tid og delvis syg på hver eneste arbejdsdag. For vejledning hertil, kontakt Lønteamet på lonteam@haderslev.dk

Hvis din arbejdsplads bruger Optima til vagtplanlægning, er det enten dig eller arbejdspladsens planlægger, der indberetter sygefraværet. Det er vigtigt, at I indberetter som åbent fravær, hvis I ikke kender slutdatoen på sygefraværet. 

Når I kender slutdato for fraværet, så skal I rette sygefraværet fra åbentstående til den dato, hvor medarbejderen har sidste sygefraværsdag.

Se vejledningen til, hvordan I registrer korrekt her 

Delvist fravær

Hvis medarbejderen genoptager arbejdet delvis, så skal der indberettes præsteret tid og delvis syg på hver eneste arbejdsdag. For vejledning hertil, kontakt Lønteamet på lonteam@haderslev.dk

Hvis en medarbejder sygemelder sig, er det vigtigt, at de registreres korrekt, så I får refusion for den tid medarbejderen er fraværende. 
Der vil generelt ikke blive udbetalt refusion for medarbejderens første 30 sygedage (arbejdsgiverperioden), men der er undtagelser. Det er vigtigt at få registreret sygefraværet samme dag, som medarbejderen melder sig syg, så I ikke overskrider fristen for ansøgning om refusion. Det er på baggrund af det registrerede fravær, lønkonsulenterne søger om refusion til jer.

Arbejdsgiverperioden (de første 30 dage af sygefraværet) er ikke gældende for medarbejdere:

• der har været ansat i Haderslev Kommune i mindre end 8 uger (uanset afdeling) 
• der er timelønnede og har arbejdet mindre end 74 timer inden for de seneste 8 uger 
• der har en godkendt § 56 aftale 
• der har en fleksjobaftale 
• der har graviditetsbetinget fravær 
• der er på barsel – dog gives der først refusion fra 4 uger før forventet fødsel. 
• der har udskudt orlov med løn 

Der gives normalt ikke dispensation for forsinket anmeldelse af fravær, så er der anmeldt for sent bortfalder retten til refusion.

Vær også opmærksom på at sikre, at medarbejderen kender til deres forpligtelse til at medvirke i sygedagpengesagen. Det betyder, at de har pligt til at udfylde et oplysningsskema, samtaler på jobcenteret mv. Hvis de ikke gør dette, stopper refusionen. Sørg derfor for at gøre det klart for din medarbejder, at hvis de har spørgsmål til sygedagpengesagen, så kan de altid kontakte dig som deres nærmeste leder. 

Delvis sygemeldt

Ved delvis sygemelding er det vigtigt at være opmærksom på, at medarbejderen skal være fraværende minimum 4 timer pr. uge, for at fraværet er refusionsberettiget. Såfremt der i en sygdomsperiode er en uge, hvor der er mindre end 4 timers fravær, stopper sygdomsperioden og en ny 30 dages arbejdsgiverperiode begynder ved medarbejderens næste sygedag.

Ressourceforløb

En medarbejder der har opbrugt sin 22 ugers sygedagpengeret, overgår til ressourceforløbsydelse, medmindre Jobcentret vurderer at sygedagpengeperioden kan forlænges.  

Har du spørgsmål til lønrefusion, kan du kontakte Lønteamet på lonteam@haderslev.dk.